Trong bối cảnh Chính phủ Việt Nam đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia và xây dựng nền hành chính công hiện đại, minh bạch, phục vụ người dân, việc ứng dụng robot hỗ trợ thủ tục hành chính đang trở thành xu hướng tất yếu.

Không còn là hình ảnh chỉ xuất hiện trong trung tâm thương mại hay nhà hàng, robot thông minh nay đã có mặt tại các cơ quan nhà nước – nơi vốn được xem là “bài toán khó” về thủ tục và nhân lực. Tại một số địa phương tiên phong, người dân đến làm giấy tờ đã có thể được robot tiếp đón, hướng dẫn, tra cứu thủ tục, lấy số thứ tự và thậm chí hỗ trợ điền hồ sơ bằng giọng nói thân thiện.

Đây không chỉ là lời khẳng định cho nỗ lực cải cách hành chính, mà còn mở ra một hướng tiếp cận mới: chính quyền thân thiện, công nghệ gần gũi, phục vụ người dân nhanh chóng – chính xác – không phiền hà.

Robot lễ tân hành chính là gì?

Robot lễ tân hỗ trợ hành chính công là các thiết bị tự động tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI), có khả năng tương tác với người dân qua màn hình cảm ứng, giọng nói, hình ảnh. Các robot này thường được đặt tại bộ phận một cửa hoặc khu vực tiếp dân, với các chức năng như:

• Hướng dẫn người dân tra cứu thủ tục hành chính
• Tư vấn quy trình hồ sơ, giấy tờ cần thiết
• Hỗ trợ lấy số thứ tự, điền biểu mẫu điện tử
• Kết nối trực tuyến với cán bộ chuyên trách khi cần giải đáp sâu

Lợi ích vượt trội của robot trong dịch vụ công

1. Tăng trải nghiệm thân thiện – minh bạch cho người dân

Với giao diện trực quan, ngôn ngữ thân thiện và khả năng hướng dẫn chi tiết từng bước, robot lễ tân hành chính giúp người dân – đặc biệt là người lớn tuổi hoặc lần đầu làm thủ tục – dễ dàng tiếp cận dịch vụ công mà không cảm thấy bối rối hay e ngại.

2. Giảm tải cho cán bộ tiếp dân

Robot sẽ đảm nhiệm các thao tác lặp đi lặp lại như hướng dẫn thủ tục, phát số thứ tự, hỗ trợ tra cứu hồ sơ… giúp cán bộ nhà nước tập trung giải quyết chuyên sâu các hồ sơ phức tạp, từ đó nâng cao hiệu quả xử lý và giảm thời gian chờ đợi cho người dân.

3. Hoạt động liên tục, không nghỉ trưa, hỗ trợ ngoài giờ

Trong khi bộ phận tiếp nhận thủ tục có giờ hành chính giới hạn, robot có thể hỗ trợ người dân tra cứu, in biểu mẫu, đăng ký dịch vụ online 24/7 tại khu vực công cộng hoặc trung tâm hành chính một cửa.

4. Dữ liệu hóa – kết nối hệ thống đồng bộ

Robot có thể kết nối với cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống cơ sở dữ liệu dân cư, dữ liệu ngành… để đồng bộ thông tin và tăng độ chính xác trong quá trình tra cứu, nộp hồ sơ điện tử, rút ngắn thời gian xử lý.

Ứng dụng thực tế tại Việt Nam

Tại Việt Nam, một số cơ quan hành chính đã bắt đầu triển khai thử nghiệm robot hỗ trợ tiếp công dân tại trung tâm hành chính công, nhận được nhiều phản hồi tích cực từ người dân. Các robot có thể nhận diện khuôn mặt, trò chuyện tự nhiên, chỉ dẫn tận tình và hiển thị hình ảnh minh họa trực tiếp trên màn hình.

Pan Robotics – đơn vị cung cấp giải pháp robot và tự động hóa tiên phong trong thị trường Việt Nam. Sản phẩm Robot lễ tân do Pan cung cấp với các tính năng:

• Giao tiếp thông minh như con người: Robot lễ tân được tích hợp nền tảng AI mạnh mẽ với công nghệ ChatMAX kết hợp ChatGPT, có thể trò chuyện tự nhiên với khách hàng bằng hơn 31 ngôn ngữ, nhận diện giọng nói chính xác ngay cả trong môi trường ồn ào (tỷ lệ nhận dạng lên đến 97%).
• Màn hình lớn, hiển thị sắc nét: Robot có màn hình cảm ứng 14 inch Full HD, cho phép hiển thị hình ảnh, video, bản đồ và nội dung quảng bá một cách sinh động, bắt mắt.
• Điều hướng chính xác, tự động tránh vật cản: công nghệ Marker-Free V-SLAM 2.0, hệ thống camera kép 13MP và cảm biến LiDAR giúp robot di chuyển linh hoạt, tránh vật cản, định vị chính xác trong không gian phức tạp.
• Tự động sạc, vận hành liên tục 24/7: Khi pin yếu (dưới 10%), Robot tự quay về trạm sạc và sạc nhanh dưới 4.5 giờ. Đảm bảo phục vụ không gián đoạn suốt ngày đêm.
• Dễ dàng tích hợp và mở rộng chức năng: Robot hỗ trợ hơn 70 API, dễ dàng tích hợp với hệ thống của trung tâm dịch vụ hành chính công, phần mềm lấy số, đặt lịch hẹn,...

Hướng tới tương lai hành chính phục vụ, hiện đại và không giấy tờ

Việc ứng dụng robot vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước không chỉ là bước tiến công nghệ, mà còn thể hiện tư duy đổi mới – lấy người dân làm trung tâm. Trong tương lai gần, khi hệ sinh thái dữ liệu công được kết nối hoàn chỉnh, robot sẽ là “trợ lý hành chính” đắc lực giúp người dân tiếp cận dịch vụ công dễ dàng, minh bạch và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Liên hệ Pan Robotics để được tư vấn giải pháp robot cho cơ quan hành chính:
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PAN
📍 142 B2, Saritown – Sala, P. An Lợi Đông, TP. Thủ Đức, TP. HCM
📞 Tel: (+84) 28 3840 2222
🌐 Website: panrobotics.vn
📩 Email: contact@pantrading.vn